Schritt 1
Abholung und Vorbereitung

Nachdem wir die Unterlagen bei Ihnen abgeholt haben, werden sie vorbereitet, d.h. gesichtet, sortiert und Klammern entfernt.

Schritt 2
Scannen

Mittels unserer Hochgeschwindigkeitsscannern werden die Unterlagen gescannt und erfasst. Für Planzeichnungen bis DIN-A0 stehen Endlos-Großformatscanner zur Verfügung.

Schritt 3
Datenerfassung

Jede erfasste Seite erhält eine eindeutige Kennung (z.B. Rechnungsnummer, Datum), so dass sie später in den Daten schnell aufgerufen werden kann.

Schritt 4
Aufbereitung der Datenstruktur

Wir erstellen PDF-, DocuWare-, oder ELOoffice-Dateien. Zum Betrachten der PDF-Dateien dient der kostenlose Adobe Reader. Dank intelligenter Navigationsstruktur kann jedes Dokument in Sekunden aufgerufen werden.

Schritt 5
Datenträger

Wir verwenden speziell beschichtete Datenträger, bei denen eine Lebensdauer von über 100 Jahren garantiert wird.

Schritt 5
Vernichtung der Originaldokumente

Auf Wunsch werden die Akten nach §5 Bundesdatenschutzgesetz von einer hierauf spezialisierten Firma vernichtet.

Adobe Reader
Meistens erstellen wir die Daten im allseits bekannten PDF-Format. Je nach Ihren Bedürfnissen werden mehrere Seiten in einer Datei gespeichert (Multipage) oder jedes Dokument wird in eine eigenen Datei gespeichert. Der große Vorteil ist, dass sie den Acrobat Reader kostenlos erhalten und der Umgang mit dem Programm kinderleicht ist. Bei dieser Variante sparen Sie Software- und Schulungskosten.

Docuware
Werden die Datenmengen umfangreicher oder können Sie auf sehr komfortable Suchfunktionen nicht verzichten ist die Docuware Software für Sie das Richtige.

Elo Office
Mit der ELOoffice-Software erhalten Sie Ihre Dokumente als virtuellen Aktenordner. Sie können wie gewohnt unter Registern in Ihren Dokumenten blättern — nur eben am Bildschirm.

Großformatverfilmung

Tageszeitungen und technischen Zeichnungen können vollständig aufgenommen werden.

Mikrofiche

Der Microfiche ist ein handliches Mikrofilm-Format, das z.B. in öffentlichen Bibliotheken zum Einsatz kommt. Der Anwender selbst kann die Aufnahmen an einem Lesegerät durchsuchen.

Mikrofilm auf Rolle

Die Aufnahmen sind automatisiert möglich, das Verfahren daher preisgünstiger als Mikrofiche. Es sind auf Anwenderseite spezielle Lesegeräte notwendig, die den Film zur gewünschten Seite spulen.